Remplacement d’un an

• Statut : temporaire à temps plein (35 h par semaine).
• Salaire : selon la convention collective en vigueur.
• Date limite pour postuler : 1^er décembre.

La Ville de Carleton-sur-Mer souhaite pourvoir un poste de secrétaire administrative à la direction des services administratifs et de la trésorerie, afin de fournir un soutien administratif dans l’évolution et le suivi des dossiers municipaux qui lui sont confiés. La personne devra participer au fonctionnement de différents services et exécuter une variété de tâches administratives à l’hôtel de ville.

Responsabilités

• Fournir un support au service de la greffe en participant à la préparation, à l’analyse et à la rédaction de documents, comme des appels d’offres, ententes, baux, procès-verbaux, comptes rendus, règlements, avis publics, et veiller aux différents suivis requis dans le respect des échéances;
• Effectuer les recherches et les analyses législatives, réglementaires, jurisprudentielles, ainsi que dans les codes et politiques variés, qui sont nécessaires à la préparation de différents types de dossiers, et rédiger les résumés et rapports associés;
• Recevoir et traiter les demandes d’accès à l’information conformément à la loi, notamment, fournir un service client, recevoir et analyser les demandes, préparer les accusés de réception, veiller au respect des échéances, effectuer les recherches requises sur le plan juridique en soutien aux différents services et préparer les décisions;
• Effectuer le secrétariat de différentes directions telles que la direction générale, les services administratifs, les travaux publics, l’urbanisme et la mairie : rédiger les documents, gérer les communications téléphoniques, accueillir et informer les visiteurs;
• Veiller au fonctionnement du système de gestion documentaire de la Ville;
• Gérer le parc informatique et les requêtes des membres de l’équipe qui en découlent;
• Gérer le logiciel de réservation camping du début octobre à la fin mai en faisant le suivi de toutes les demandes d’informations;
• Participer aux différentes tâches reliées au service de la taxation (taxation, perception, facturation complémentaire, mise à jour du rôle d’évaluation et de perception, réservations de salles et inscriptions aux activités);
• Remplacer à l’occasion les autres postes du service administratif;
• Participer à l’élaboration et à la mise en place de procédures et méthodes de travail selon les politiques en vigueur;
• Collaborer à toutes tâches connexes reliées à son service.

Exigences

• Être titulaire d’un diplôme d’études en bureautique (DEP ou technique), technique juridique ou l’équivalent
• Maîtriser les logiciels usuels de bureautique (exemple : suite Microsoft 365)
• Posséder une excellente maîtrise du français écrit
• Maîtriser un logiciel comptable est un atout (exemple : PG Mégagest, etc.)

Profil recherché

• Approche orientée vers le service à la clientèle
• Disponibilité et écoute
• Facilité à travailler avec une clientèle diversifiée
• Capacité à travailler sous pression et faire preuve de rigueur
• Bonne capacité d’adaptation
• Bonne capacité d’organisation et de priorisation des tâches
• Bon niveau de concentration
• Autonomie et sens des responsabilités

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature à l’attention d’Antoine Audet, directeur général et greffier, aux coordonnées suivantes :

• Par courriel : greffe@carletonsurmer.com
• Par la poste : Ville de Carleton-sur-Mer, 629, boulevard Perron, Carleton-sur-Mer (Québec)  G0C 1J0