Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 14 avril 2025
Date de la dernière mise à jour : 14 avril 2025

1. Informations générales

1.1  Introduction

Objectif de la présente Politique

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques de la Ville de Carleton-sur-Mer (ci-après la « Ville », « nous », « notre », « nos ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements (ci-après « Traiter » ou « Traitement ») qui concernent une personne physique et permettent directement ou indirectement de l’identifier (des « Renseignements personnels »).

Pour un portrait global de nos pratiques, nous vous invitons à consulter notre Politique de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels qui identifie nos règles encadrant notre gouvernance de vos Renseignements personnels.

La présente Politique s’applique aux utilisateurs et visiteurs (ci-après « vous », « votre », « vos ») de https://carletonsurmer.com/, https://campingcarletonsurmer.com/, https://golfcarletonsurmer.com/, https://quaidesarts.ca/, https://adaptationcotierebdc.com/ et https://www.ssiae.ca/ (le « Site web »). Celle-ci ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés de la Ville, ou à toute autre personne affiliée à la Ville.

Consentement

En utilisant le Site web ou l’un de ses Services, vous acceptez que nous puissions Traiter vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente Politique, veuillez ne pas accéder à notre Site web ou ne pas l’utiliser. Alternativement, vous pouvez également choisir, dans certaines circonstances, de retirer votre consentement (section 3).

Bannière de témoins de connexion

Il est également possible, en tout temps, de modifier votre consentement à l’utilisation de témoins de connexion par le biais de la Bannière de témoins de connexion, disponible sur notre Site web.

1.2  Responsable de la protection des renseignements personnels

Coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels

Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Nom : Antoine Audet
Téléphone : 418 364-7073, poste 223
Courriel : greffe@carletonsurmer.com
Adresse : 629, boulevard Perron, Carleton-sur-Mer (Québec)  G0C 1J0

2.  Traitement des Renseignements personnels

2.1  Moyens de collecte

Divers moyens

Nous collectons vos Renseignements personnels de diverses façons, soit :

• Automatiquement. Lors de votre connexion à notre Site web, l’appareil que vous utilisez pour vous connecter nous communiquera des Renseignements personnels;
• Formulaires électroniques. En remplissant et en nous communiquant l’un de nos formulaires électroniques;
• Courriels communiqués. Par les courriels que vous nous communiquez en utilisant l’une des adresses courriel disponibles sur notre Site web;
• Témoins de connexion. Par des témoins de connexion, parmi lesquels les témoins de connexion identifiés à la section 7.1; et
• Par les tiers qui collectent pour nous vos Renseignements personnels, et qui sont identifiés à la section 2.3.

Profilage, identification ou localisation

Notre Site web dispose de fonctions permettant de réaliser un profilage de vos activités sur notre Site web, de vous identifier et de vous localiser. Ces fonctions sont réalisées par le biais de certains témoins de connexion, lorsque vous consentez à leur utilisation par le biais de la Bannière de témoins de connexion.

2.2  Renseignements personnels collectés

Catégories de renseignements recueillis

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter et traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous. Nous indiquons le caractère obligatoire ou facultatif de chacune de ces collectes :

• Renseignements d’identification et vos coordonnées, parmi lesquels vos nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel, et votre numéro de téléphone;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services)

• Renseignements démographiques, tels que votre âge ou votre lieu de résidence;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services)

• Renseignements techniques et numériques, incluant des renseignements de connexion et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, votre nom de domaine, l’adresse du site référent (si vous accédez au Site web à partir d’un autre site), le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles;
  (Collecte automatique obligatoire, en revanche certains témoins de connexion qui recueillent de tels renseignements peuvent être désactivés par la Bannière de témoins de connexion)

• Vos consentements à l’utilisation de certains témoins de connexion sur notre Site web ainsi qu’à la communication ou à l’utilisation de vos Renseignements personnels;
  (Collecte facultative, ils ne sont collectés que si vous consentez)

• Renseignements dont nous avons besoin pour offrir la prestation de nos services, tels les renseignements concernant les services que nous vous avons rendus ou que nous vous rendons, y compris les services reliés;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services)

• Renseignements financiers, tels que des chèques ou des numéros de carte de crédit, lorsque les services que nous vous rendons requièrent un paiement de votre part;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services)

• Renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire en ligne, répondez à des sollicitations, à une demande de réception de nos infolettres ou des sondages, ou que vous communiquez avec l’un de nos employés ou l’un de nos représentants.
  (Collecte facultative)

Retrait du consentement à une collecte facultative

À moins que la loi ou que des obligations contractuelles vous en empêchent, vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications de Renseignements personnels lorsque la collecte est identifiée comme étant « facultative », en suivant la procédure prévue à la section 2.4.

2.3  Collecte de Renseignements personnels par un tiers

PG Solutions peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées :

• Afin de nous communiquer tout renseignement que vous partagez avec nous afin que l’on puisse vous fournir un service;
• Afin de vous permettre d’accéder au guichet d’évaluation foncière de la Ville; et
• Afin de vous permettre de vous inscrire à nos activités.

Logiciels Sport-Plus inc. peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées :

• Afin de nous communiquer tout renseignement que vous partagez avec nous afin que l’on puisse vous fournir un service; et
• Afin de vous permettre de vous inscrire à nos activités.

Telmatik peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées afin de vous envoyer des messages d’alerte, sur inscription.

Sigale peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées :

• Afin de nous communiquer tout renseignement que vous partagez avec nous afin que l’on puisse vous fournir un service; et
• Afin de vous permettre d’accéder au guichet d’évaluation foncière de la Ville.

Chronogolf (Lightspeed) peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées :

• Afin de nous communiquer tout renseignement que vous partagez avec nous afin que l’on puisse vous fournir un service;
• Afin de vous permettre d’effectuer des réservations pour les parcours de golf.

Tuxedo peut collecter en notre nom des Renseignements personnels nécessaires, dont des renseignements d’identification et vos coordonnées :

• Afin de nous communiquer tout renseignement que vous partagez avec nous afin que l’on puisse vous fournir un service;
• Afin de vous permettre d’acheter des billets pour les spectacles offerts au Quai des arts.

Certains témoins de connexion collectent pour nous des renseignements personnels. Les fins de leurs utilisations et les tiers qui collectent les renseignements sont tous identifiés dans notre Bannière des témoins de connexion.

2.4  Refus d’une collecte facultative

Vous pouvez refuser une collecte identifiée comme étant « facultative »:

• En n’inscrivant pas vos Renseignements personnels dans nos formulaires électroniques lorsque la collecte effectuée par ceux-ci est indiquée comme étant facultative ;
• En adressant une demande à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 1.2 ;
• En sélectionnant « Tout rejeter » dans la Bannière de témoins de connexion.

Vous pouvez également nous communiquer vos Renseignements personnels autrement que par notre Site web en nous les communiquant par courriel, par téléphone, ou en personne.

2.5  Utilisation des Renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels pour :

• Exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités de notre Site web;
• Vous informer de la règlementation municipale en vigueur;
• Vous communiquer des informations d’intérêt public telles que des informations en lien avec le stationnement, les travaux routiers en cours ou l’adresse et coordonnées d’établissements scolaires et préscolaires ou de santé;
• Vous permettre de louer des salles ou des terrains;
• Vous permettre de soumettre une demande de permis et d’en faire le suivi;
• Vous permettre d’accéder au rôle d’évaluation foncière;
• Vous permettre de vous inscrire à notre infolettre, laquelle contient des informations relatives aux évènements d’actualité, les loisirs, avis, règlements et dates importantes de la Ville;
• Vous permettre de vous inscrire et accéder au portail citoyen afin de gérer votre dossier et avoir accès à nos services;
• Vous permettre de vous inscrire à nos activités;
• Vous permettre d’effectuer des réservations de terrains de camping;
• Vous permettre d’effectuer des réservations de parcours de golf;
• Vous permettre de vous impliquer dans la communauté en tant que bénévole;
• Vous permettre de vous inscrire au système d’alertes et notifications en masse;
• Traiter les demandes d’accès ou de rectification de Renseignements personnels;
• Exécuter nos obligations contractuelles envers vous;
• Traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions;
• Développer, améliorer et offrir de nouveaux services;
• Vous envoyer des messages, des mises à jour, et des alertes de sécurité;
• Répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin;
• Effectuer des recherches, des analyses et des statistiques en lien avec notre Ville et nos services;
• Détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de confidentialité et autres évènements préjudiciables; ou
• Pour toute autre fin imposée ou permise par les lois applicables.

2.6  Accès aux Renseignements personnels au sein de la Ville

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’à nos élus, employés ou dirigeants pour lesquels l’accès à vos Renseignements personnels est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, vos Renseignements personnels peuvent être accessibles à :

• Notre Responsable de la protection des renseignements personnels;
• Notre direction générale;
• Notre responsable du golf;
• Notre réception;
• Notre service du camping;
• Notre service de l’urbanisme et de l’environnement;
• Notre service de sécurité incendie;
• Notre service des finances;
• Notre service du développement et du tourisme;
• Notre service administratif;
• Notre service de la culture et de la vie communautaire;
• Notre service des travaux publics et des bâtiments; et à
• Notre service du greffe.

2.7  Communications des Renseignements personnels

2.7.1  Fournisseurs de services et autres tierces parties

Nous communiquons vos renseignements à des tiers. Parfois, ceux-ci sont situés à l’extérieur du Québec. Ainsi :

• Certains témoins de connexion vont collecter, sur notre Site web, des renseignements personnels. Les fins de leurs utilisations et les tiers qui se voient communiquer les renseignements sont tous identifiés dans notre Bannière des témoins de connexion. Parmi ceux-ci on retrouve :
  • Le reCAPTCHA de Google. Le reCAPTCHA analyse l’activité sur une fonction de page web (p. ex. mouvements de souris et modèles de frappe) pour déterminer si un utilisateur du Site web est un robot.
  • Google Analytics de Google. Ce témoin collecte des renseignements techniques et numériques des utilisateurs du Site web pour établir des statistiques dans un objectif d’amélioration de nos services et du Site web et pour toutes fins inscrites dans la Bannière de témoins de connexion. Ce témoin collecte également des renseignements de localisation.
    Consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion publicitaires et de mesures (disponible en anglais seulement) afin d’obtenir plus d’information sur les pratiques de cette entreprise en matière de traitement de vos Renseignements personnels.

• Nous utilisons les services de Microsoft (Outlook et la suite Microsoft Office) pour conserver nos documents et gérer nos courriels. Pour plus d’information, consultez la politique de confidentialité de Microsoft.
  Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2.2 peuvent être communiquées ou conservées par l’utilisation de ces services.

• Nous utilisons les services de PG Solutions pour la gestion et la fourniture du portail citoyen « Voilà! » et pour le portail de rôle d’évaluation. Pour plus d’information, consultez la politique de confidentialité de PG Solutions.
  Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2.2 peuvent être communiquées ou conservées par l’utilisation de ces services.

• Nous utilisons les services de fournisseur pour la gestion et l’envoi d’infolettres. À ces fins, votre adresse courriel et identité peuvent être communiquées à ce tiers, lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre.
• Nous utilisons les services d’un fournisseur pour la gestion du système d’alertes et notifications de masse (Telmatik) sur inscription et à la suite de l’obtention de votre consentement, afin de vous envoyer des informations lors de situations d’urgence.
  Vos Renseignements personnels d’identification et des coordonnées peuvent être communiqués ou conservés par l’utilisation de ce service.

• Nous utilisons les services d’un fournisseur en matière de services des technologies de l’information.
  Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2.2 peuvent être communiquées ou conservées par l’utilisation de ces services.

• Nous utilisons Metatracer de Raymond Chabot Grant Thornton sur nos systèmes numériques afin de faciliter la détection et la gestion de vos Renseignements personnels et de ceux de nos employés, le tout, pour assurer notre conformité avec les lois sur la vie privée. Metatracer ne collecte que des renseignements d’identification.

2.8  Conservation des Renseignements personnels

Période de conservation

Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin.

Informations supplémentaires

Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à la section 1.2.

3. Vos droits

Sous réserve des limites prévues par les lois, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2. Nous pouvons demander de vérifier votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes :

• Droit d’accès. Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres :
  • D’être informé des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
  • De recevoir un Renseignement personnel informatisé sous la forme d’une transcription écrite et intelligible;
  • De recevoir communication du Renseignement personnel et d’en recevoir copie; et
  • De consulter gratuitement vos Renseignements personnels.
• Droit de rectification. Vous avez un droit de rectifier vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres, de :
  • Demander de rectifier, modifier ou de mettre à jour les Renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques;
  • Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel dont la collecte, la communication ou la conservation n’était pas autorisée par la loi;
  • Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel périmé ou non justifié; et
  • Demander de pouvoir formuler par écrit des commentaires et de les verser à vos Renseignements personnels ou, le cas échéant, à votre dossier.
• Droit de porter plainte. Vous avez le droit de porter plainte en suivant notre processus de traitement des plaintes prévu à notre Politique de gouvernance de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels.
• Questions. Vous pouvez également vous adresser à notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes questions relatives à la présente Politique.

4. Mesures de sécurité

Objectifs de nos mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels parmi lesquels :

• Mesures administratives. L’adoption d’une série de mesures, de politiques et de procédures qui notamment :

• • Encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels;
  • Imposent à certains tiers des obligations contractuelles visant à promouvoir la sécurité des Renseignements personnels qui leur sont communiqués;
  • Déterminent les rôles et les responsabilités de nos employés durant le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents;
  • Établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité;
  • Encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection et au traitement des Renseignements personnels.

• Mesures techniques. Sur le plan technique, nous :

• • Utilisons un serveur sécurisé et la technologie « Secure Sockets Layer (SSL) »;
  • Chiffrons de nos bases de données et des bases de données de nos fournisseurs de services;
  • Limitons les accès aux renseignements personnels;
  • Utilisons de systèmes de sauvegarde;
  • Utilisons de logiciels de surveillance de réseau; et
  • Utilisons un système pare-feu.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels.

5. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. Si vous continuez d’utiliser notre Site web après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de notre Site web sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

6. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur notre Site web des références ou des liens vers des sites web ou services fournis et opérés par des tiers. Ces sites web, et services de tiers sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que nous offrons.

7. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent document et votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.